Enterprise Resource Planning (ERP)
Introducción
Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores.
Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.
Hoy más que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y centralización de su información, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solución robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal a la centralización de su información.
La implementación de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo, ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo.
En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.
El presente artículo tiene como objetivo recopilar las diferentes opiniones referente a; ¿Qué son los ERPs?, ¿Cuáles son sus beneficios? , ¿Cuáles son sus impactos en las compañías? Se espera que la información recopilada sirva para que el lector obtenga un mejor panorama de los ERPs.
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa (www.adpime.com).
Por otro lado, Kumar y Hillengersberg (2000) definen al Enterprise Resource Planning (ERP) como "paquetes de sistemas configurables de información dentro de los cuales se integra la información a través de áreas funcionales de la organización". Los sistemas ERP son extremadamente costosos, y una vez que los sistemas ERP se implantan con éxito trae una serie de beneficios importantes para las empresas.
Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la información a través de la Empresa.
Reuther,D. (2004) en su artículo "Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Médium Enterprise" menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administración de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas (esto lo podemos representa en Fig. 1) El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio.
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información (www.adpime.com).
Los ERP (Enterprise Resource Planning) son una evolución de los sistemas MRP, los cuales estaban enfocados únicamente a la planificación de materiales y capacidades productivas. Los ERP disponen de herramientas para efectuar la planificación de los trabajos en planta.
Esta planificación se efectúa enfrentando los requerimientos de materiales y capacidad de los productos a fabricar contra las existencias y capacidades sin asignar. Los ERP más completos ofrecen módulos para planificar a capacidad finita. Los ERP son el núcleo de otras aplicaciones como pueden ser el CRM (Gestión de las relaciones con los clientes), Data Mining (Conversión de datos en información útil), etc. (www.adpime.com)
Ramiro Rodríguez (2003) en su tesis "ERP en la administración de proyectos de construcción" menciona la importancia de que, para implementar un sistema ERP debe formarse un equipo con las personas de mayor experiencia en sus áreas, generalmente se menciona que "sí las compañías pueden operar el negocio como siempre sin la gente que ellos han puesto en los equipos de implantación, entonces se ha seleccionado al personal equivocado para el proyecto ERP".
El equipo debe incluir gente técnica (que sabe como trabajar con el sistema ERP) y gente de negocios que entiende como opera la compañía, como se representa en la Fig. 2, aunque se debe reconocer que de ambos es mas importante el personal experto en el negocio. La persona adecuada para administrar un proyecto de ERP debe conocer de ambas áreas.
En resumen, los sistemas ERP unifican información de las diferentes áreas (finanzas, recursos humanos, ventas, manufacturación, etc,) de la empresa en un solo lugar, haciendo más fácil la toma de decisiones dentro de la empresa. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio
La implementación de los ERPs no son fáciles, se requiere de un largo período de implementación, además de integrar varios factores que conlleven al éxito de la puesta en marcha. Todas las áreas de la empresa juegan un papel importante, desde la alta dirección hasta el departamento de Tecnologías de Información. Es importante que los usuarios estén convencidos de los beneficios que se obtendrán con los ERPs, pues esto facilitará la implementación en la empresa.
Anteriormente sólo las grandes empresas podían adquirir este tipo sistemas, esto debido a los altos costos, sin embargo en la actualidad las pequeñas y medianas empresas están incursionando en la implementación de dichos sistemas.
Los objetivos principales de los sistemas ERP son:· Optimización de los procesos empresariales.
· Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).
· La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización.
· Eliminación de datos y operaciones innecesarias (o redundantes).
· Reducción de tiempos y de los costes de los procesos (mediante procesos de reingeniería).
El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación.Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, modulares y adaptables
· Integrales, porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí, es decir, que el resultado de un proceso es punto de inicio del siguiente. Por ejemplo, en una compañía, el que un cliente haga un pedido representa que se cree una orden de venta que desencadena el proceso de producción, de control de inventarios, de planificación de distribución del producto, cobranza, y por supuesto sus respectivos movimientos contables. Si la empresa no usa un ERP, necesitará tener varios programas que controlen todos los procesos mencionados, con la desventaja de que al no estar integrados, la información se duplica, crece el margen de contaminación en la información (sobre todo por errores de captura) y se crea un escenario favorable para malversaciones. Con un ERP, el operador simplemente captura el pedido y el sistema se encarga de todo lo demás, por lo que la información no se manipula y se encuentra protegida.
· Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Una ventaja de los ERP, tanto económica como técnicamente es que la funcionalidad se encuentra dividida en módulos, los cuales pueden instalarse de acuerdo con los requerimientos del cliente. Ejemplo: ventas, materiales, finanzas, control de almacén, recursos humanos, etc.
· Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o parametrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. Por ejemplo, para controlar inventarios, es posible que una empresa necesite manejar la partición de lotes pero otra empresa no. Los ERP más avanzados suelen incorporar herramientas de programación de 4ª Generación para el desarrollo rápido de nuevos procesos. La parametrización es el valor añadido fundamental que se debe hacer con cualquier ERP para adaptarlo a las necesidades concretas de cada empresa.
Implantación
· Debido a su amplia visión de aplicación dentro de la empresa, el sistema software ERP confía en algunos de los software más largos que se hayan elaborado. Al implementar tal sistema de software largo y complejo en una compañía se solía involucrar a un grupo de analista, programador y usuarios. Esto fue, por lo menos, hasta el desarrollo de la Internet permitiendo a los consultantes tener acceso a las computadoras de la compañía con el fin de poder instalar los datos actualizados y estandarizados de implementación del ERP, sin ayuda profesional, puede ser un proyecto muy caro para grandes compañías, especialmente para las transnacionales. Las compañías especializadas en la implementación del ERP, sin embargo, pueden expedir estos procesos y pueden complementar la tarea por debajo de seis meses con un sólido examen piloto.
· Los sistemas de planificación de recursos empresariales están muchas veces estrechamente ligados a suplementar la cadena administrativa y los sistemas de automatización logística. El software de cadenas de suplemento administrativo puede extenderse a los sistemas ERP para incluir enlaces con proveedores.
· Con la implementación de los sistemas ERP, las compañías muchas veces buscan la ayuda de un proveedor o vendedor de ERP o de compañías consultoras. Consultar en el ERP incluye dos niveles, que son consulta de negocios y consulta técnica. Una consulta de negocios estudia los procesos de negocios actuales de las compañías y muchos de estos corresponden a los procesos del sistema ERP, a través de la configuración de los sistemas ERP para las necesidades de las organizaciones. La consulta técnica muchas veces implica programación. La mayoría de los vendedores de ERP permiten modificar sus software para las necesidades de los negocios de sus clientes.
· Personalizar un paquete ERP puede resultar muy costoso y complicado, porque muchos paquetes no están diseñados para el soporte personal, así que muchos negocios implementan la mejor de prácticas en la arquitectura de los sistemas ERP. Algunos paquetes ERP son muy genéricos en sus reportes e informes, tal personalización se espera en cada implementación. Es importante el reconocimiento para estos paquetes, hace con mucho más sentido la compra de los reportes de paquetes de tercera parte, que interactúan particularmente con el ERP.
· Hoy éstos son algunos sistemas ERP basados en Web . Las compañías podrían desplegar ERP basados en Web, porque no requiere un lado cliente en la instalación, y es un cruce de programa y mantenimiento central. Mientras tengas una conexión a internet, tu puedes acceder a los ERPs basados en Web a través del típico navegador web.
Ventajas
· Un fabricante que no disponga de un ERP, en función de sus necesidades, puede encontrarse con muchas aplicaciones de software cerradas, que no se pueden personalizar, y no se optimizan para su negocio. Diseño de ingeniería para mejorar el producto, seguimiento del cliente desde la aceptación hasta la satisfacción completa, una compleja administración de interdependencias de los recibos de materiales, de los productos estructurados en el mundo real, de los cambios de la ingeniería y de la revisión y la mejora, y la necesidad de elaborar materiales substitutos, etc. La ventaja de tener un ERP es que todo esto, y más, está integrado.
· El cambio como un producto está hecho en los detalles de ingeniería, y es como ahora será hecho. La efectividad de datos puede usarse para el control cuando el cambio ocurra desde una versión anterior a la nueva, en ambos productos los datos van encaminados hacia la efectividad y algunos van a la suspensión del mismo. Parte del cambio puede incluir la etiqueta para identificar el número de la versión (código de barras).
· La seguridad de las computadoras esta incluida dentro del ERP, para proteger en contra de crímenes externos, tal como el espionaje industrial y crimen interno, tal como malversación. Una falsificación en el escenario de los datos puede involucrar terrorismo alterando el recibo de materiales como por ejemplo poner veneno en los productos alimenticios, u otro sabotaje. La seguridad del ERP ayuda a prevenir el abuso.
· Hay conceptos de mercadeo y ventas (los que incluyen CRM o la relación administrativa con los consumidores, back end (el trabajo interno de la compañía para satisfacer las necesidades de los consumidores) que incluye control de calidad, para asegurarse que no hay problemas no arreglados, en los productos finales; cadena de abastecimiento (interacción con los proveedores y la infraestructura). Todo esto puede ser integrado a través de la ERP, aunque algunos sistemas tengan espacios de menos comprensibilidad y efectividad. Sin un ERP que integre todo esto, puede ser complicado para la administración de la manufactura.
Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementación de un ERP, así como los impactos que este tendrá en la organización.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios: Aquí algunos de los beneficios que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos:
· Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
· Integración entre las funciones de las aplicaciones
· Reduce los costos de gerencia
· Incrementa el retorno de inversión
· Fuente de Infraestructura abierta
Éstos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un software ERP para su negocio. Como se menciono anteriormente, hay varia marcas desarrolladoras de ERP, siempre es bueno asegurarse de los beneficios que ofrece cada unos de ellos, para esto es importante poner una versión de prueba antes de que usted decida casarse con uno de ellos. (www.chozamsoftware.com)
La página www.cio.com en su articulo "The ABCs of ERP" mencionan que hay cinco razones por las cuales las empresas desean emprender un ERP:
Integración de la información financiera. - El CEO (Chief Executive Officer) siempre busca tener información financiera verás, en su búsqueda financiera se puede encontrarse con muchas versiones diferentes a la real. Cada departamento tiene por lo regular sus propios números financieros, finanzas tiene su propio juego de números, el área de ventas tiene otra versión y las diferentes unidades comerciales de la empresa pueden tener sus números propios referente a cuanto están contribuyendo para la empresa. Con la implementación de los ERP todos tendrán solo una versión de los números, con esto no habrá vuelta de hojas, todo estará unificado.
Integración de la información de los pedidos de los clientes Con los sistemas ERP es posible centralizar y darle un seguimiento a los pedidos de los clientes, desde que se recibe el pedido hasta que se surte la mercancía. Esto en lugar de tener varios sistemas los cuales se encarguen del seguimiento de los pedidos, ya que por lo regular se originan problemas de comunicación entre los sistemas. Con los ERPs esto será más fácil.
Estandarizar y agilizar los procesos de manufacturación Compañías manufactureras – los sistemas de ERP vienen con los métodos estándares para automatizar algunos de los pasos de un proceso de fabricación. Estandardizar esos procesos y usar un solo sistema informático, integrado pueden ahorrar tiempo, aumentar productividad y reducir la cuenta principal.
Minimiza el inventario - Los ERPs agiliza el flujo del proceso industrial más fácilmente, y mejora la visibilidad del proceso de cumplimiento de orden por parte de la empresa. Eso puede origina que los inventarios sean reducidos, ayuda a los usuarios para que desarrollen mejores planes de entrega con respecto a los pedidos de los clientes. Claro esta que para mejorar realmente el flujo de la cadena de suministro, sería necesario implementar un sistema que administre dicha, sin embargo los ERPs ayudan en gran parte.
Estandarización de la información de RH (Recursos Humanos) – Especialmente en compañías con múltiples unidades de negocios, RH puede no tener un simple método unificado, para seguir el tiempo de los empleados y comunicarse con ellos sobre beneficios y servicios. ERP puede encargarse de eso.
Para arreglar estos problemas, las compañías a menudo pierden de vista el hecho de que los sistemas o paquetes ERP no son más que unas representaciones genéricas de las formas típicas de hacer negocio en las empresas. Mientras que la mayoría de los paquetes son exhaustivamente integrales, cada industria tiene sus características que lo hacen único.
La mayoría de los sistemas de ERP fueron diseñados para ser usados para las compañías industriales discretas. Sin embargo hay industrias que se han relacionado fuertemente con los vendedores de ERP para que estos desarrollen su centro de negocios en base a las necesidades de la empresa.
Pero definitivamente no todo lo que rodea a un ERP es bueno, también tienen sus desventajas (www.infojobs.net):
· Son muy caros.
· Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
· Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
· Hay pocos expertos en ERPs.
En todo el mundo hay casos exitosos de la implementación de un ERP, aunque no todos son igual de sorprendentes, solo por mencionar algunos, tenemos a los siguientes:
Cinsa que utilizó un ERP de ORACLE, GAN AHMSA que utilizó el ERP de SAP, KODAK que utilizo el FOUTH SHIFT, MEXICANA DE TELECOMUNICACIONES que utilizo el ERP de iBaan, SOFT CHOICE que utilizo el ERP de ORACLE y por último CASA MARZAM que utilizó el CARDINAL. (www.infojobs.net)
Como podemos ver todas las empresas anteriores son exitosas y aunque no se deba precisamente a la implementación del sistema en ellas, sí tiene mucho que ver en sus logros. De nada les serviría su crecimiento si no supieran manejarlo y adaptarse a la nueva situación del mundo donde el manejo de la información es vital.
En resumen, los beneficios que ofrece un ERP son bastantes, hay que tomar en cuenta que cada marca desarrolladora de ERPs ofrece diversas ventajas, aquí lo recomendable antes de adquirir o implementar un ERP es hacer un estudio de los beneficios que se requieren para la empresa, así como hacer una prueba piloto del ERP que se desea poner en marcha.
En ocasiones las empresas recurren a consultores expertos en el área, con el fin de apoyarse en sus conocimientos. A menudo está práctica es saludable para las empresas, sin embargo es importante mencionar que son muy caras.
ERPs EN EL PERU
Costos Ocultos en Proyectos ERP
Los costos ocultos siempre han existido en todos los Proyectos ERP, podemos resaltar los más importantes en los que por lo general no se analiza o no se analiza en detalle, hasta que salimos con el nuevo software en producción o nos encontramos con ellos sobre la marcha.
Costos de Capacitación
Este es uno de los aspectos más importantes y que debe llegar al menos hasta el nivel de los líderes usuarios y responsables de sistemas, ya que tendrá que cubrir tanto aspectos funcionales como técnicos, aunque algunos proveedores trataran de venderle la capacitación como parte del proyecto de implementación, recuerde que no será suficiente.
Por lo general, esto se convierte en un costo oculto debido a que las empresas subestiman los costos reales o no le asignan el presupuesto que en realidad debería tener. Se debe pensar a largo plazo y que el personal de su empresa puede rotar y el conocimiento efectivo se puede ir en cualquier momento. Además, recuerde que algunas de las últimas versiones de los ERPs requieren actualización profesional y en otros casos no existe personal calificado en el medio. Sería recomendable ir analizando los costos de capacitación oficial de los distintos proveedores de ERP para que se vaya haciendo una idea, a pesar que ellos le ofrezcan descuentos corporativos, estos muchas veces suelen ser más caros de lo que imagina.
Costos de Personal
Bastaría con analizar quienes deberán encargarse del mantenimiento, correcto funcionamiento, futuras adecuaciones, requerimientos o nuevas interfaces. Mas que seguro tendrá que invertir en contratar nuevo personal con experiencia en el nuevo ERP o creerá que bastará con capacitar al personal de tecnología? O quizás crea que debe mantener personal externo permanente para estas labores que antes de lo que se imagine será lo más cotidiano y permanente? Sin dejar de lado los recursos de reemplazo o para cubrir las horas hombres que los principales usuarios de las distintas áreas a las que involucre el proyecto les demandará, o piensa disminuir el ritmo del negocio o peor aún detenerlo.
Costos de Integración o Interfaces con otros Sistemas
Como parte de un proyecto ERP se dará con las clásicas interfaces con sistemas externos ya existentes, o migraciones de datos o adecuaciones y conversiones de datos de otros programas externos, ojo que no solo de los sistemas los cuales se dejaran de lado para dar paso al nuevo ERP, estos costos deberían ser asumidos por el proyecto, caso contrario tendría que analizar si estas adecuaciones se realizaran de manera interna o con apoyo externo.
Costos de Infraestructura Tecnológica y Física
Al llevar a cabo un proyecto de ERP se dará cuenta que muchas veces requiere de una infraestructura tecnológica con la cual no cuenta o simplemente no podrá soportar su crecimiento en el tiempo, definitivamente es parte del proyecto. Pero se analizó el impacto en los licenciamientos nuevos, capacitación de su equipo de TI, cuantos ambientes deberá contar como DES, QA, PRD, INT, etc. Costos de instalación, redes, impresoras, servidores de respaldos, nuevas capacidades de almacenamientos, adecuación de nuevos ambientes físicos, renovación de equipos usuarios, equipos adicionales para el proyecto como PCs, Laptops, Proyectores, etc. y otros que por lo general se cargaran al proyecto.
Costos de Consultoría en exceso
Muchas veces estos costos que deberían ser asociados al proyecto, que de por sí es el más caro, se convierte en un costo oculto; la mayoría de veces ocurren por la mala definición de los alcances de determinadas personalizaciones o la falta de ello, las cuales en muchos casos deben volver a desarrollarse o descartarse definirse sobre la marcha. Por lo general se le reconoce por la frase: “Eso no estaba dentro del alcance”. Así mismo, debe analizarse el volumen de personalizaciones y tomar decisiones sobre cuales se realizaran en determinadas fases o no, de hecho incluirlas en fases posteriores fuera del Proyecto se convierte en costos ocultos elevados.
Además de los ya conocidos costos de capacitación sobre las nuevas versiones de un ERP, recuerde que con la llegada de nuevas versiones o migraciones incurrirá en un costo considerable si los cambios en el software estándar del ERP son demasiados. Por lo general ocurre uno de estos cambios en un periodo de un año a año y medio. Y si sus personalizaciones son demasiadas vaya considerando un presupuesto regular para cubrir la necesidad de evaluar y realizar tales ajustes si no quiere interrumpir su negocio llegado el momento o quedarse sin el soporte del fabricante por no contar con las últimas actualizaciones.
Costos en las pruebas de implementación
Muchas veces se planifica de manera consciente y aún así se incurre en sobre costos, que se convierte en otro de los costos ocultos que aparecen con frecuencia. Si bien desde un inicio se establece de manera clara con cuantos ambientes de trabajo contará nuestro nuevo ERP, llámese Desarrollo, Calidad y Producción como mínimo; planificar las pruebas integrales resultan más que un dolor de cabeza, en la cual el costo total de horas hombre planificado resultan muy por debajo o no llegan ni a la tercera parte de lo presupuestado. Debe analizarse en detalle todas las casuísticas existentes y también las futuras o planificadas por otros proyectos o áreas, considerando no solo la funcionalidad sino también la infraestructura, disponibilidad usuaria, cruce de proyectos, otras consultorías y otros factores que con el tiempo aparecerán y no lograran resolverse sino después de dos, tres, cuatro o más pruebas integrales que puedan llegar al esperado éxito y aprobación para la implementación de su ERP.
El ERP salió mal: Lecciones de fracasos
Los proyectos de ERP se encuentran entre los esfuerzos más críticos que compromete a TI, al tocar casi todas las operaciones empresariales esenciales y al ser técnicamente complejos. Por ello, no sorprende que algunos fallen espectacularmente. A pesar de que los ERP han estado en el foco de las empresas durante una década, muchas compañías siguen embarcándose en tales esfuerzos, y más aún, tratan de rehacer los ERP, debido a las fusiones y los cambios del negocio. Esto es lo que podemos aprender de los fracasos de los demás y utilizarlos en provecho de sus proyectos.
Me concentro en las implementaciones fallidas de SAP porque los detalles son más fáciles de adquirir, gracias a la enorme presencia de SAP en las grandes empresas de propiedad pública y del gobierno, donde los documentos que rodean los litigios y los principales proyectos cancelados deben hacerse públicos. Sin embargo, las lecciones se aplican a Oracle y otras implementaciones fallidas de ERP.
¿Qué es un fracaso de los proyectos de ERP? No solo el exceso en los costos, sino que es un acontecimiento cuyos efectos son tan grandes que obligan a una empresa a replantear sus ganancias, o una entidad gubernamental a cancelar un proyecto que está bien financiado.
John F. Kennedy dijo una vez: "La victoria tiene mil padres, pero el fracaso es huérfano". En el mundo de los proyectos de ERP, lo contrario es casi siempre cierto: Las fallas tienen un millar de causas. Estas causas casi siempre surgen, señala Michael Krigsman, CEO de la consultora Asuret y un conocido analista de fallas de ERP, debido a la falta de alineación entre las tres partes principales de un proyecto: el cliente, el proveedor de software, y el integrador del sistema.
Fallas del cliente
La falta de adaptación a menudo comienza con problemas en la variable “cliente” de la ecuación. En su forma más común, consiste en la falta de planificación adecuada. David Bergen, ex CIO de Levi Strauss & Co., quien llevó a cabo varios proyectos SAP en la fábrica de prendas de vestir, dice que la mayoría de las empresas no están preparadas para un proyecto de ERP, porque los pasos básicos no se han realizado adecuadamente. "Las empresas no suelen ser buenas para el cambio. Además, muchas empresas tienen problemas en definir sus procesos de negocio. Los que luchan con el rediseño de procesos tendrán dificultades para alcanzar el éxito y la realización de los beneficios".
Un tema recurrente en los proyectos fallidos es la extralimitación por parte del cliente. Esta ambición es a menudo alimentada por los integradores y proveedores de software, que tienden a crear escenarios improbables de éxito y fomentan proyectos de gran tamaño.
Un ejemplo de ello le ocurrió a Shane, una joyería con 200 millones de dólares en ventas. En 2006, la compañía llevó a cabo un proyecto ERP de 36 millones de dólares que estuvo enlatado por tres años. Este fue un proyecto de enorme tamaño y probablemente demasiado grande para la compañía, señala la firma de asesoría ERP, Panorama Consulting. Su encuesta de 1.300 implementaciones de ERP llega a la conclusión de que la empresa promedio gasta un 9% de sus ingresos anuales en un proyecto de ERP -Shane gastó el doble. Shane se declaró en bancarrota en el 2009, culpando en parte al exceso de gastos en su incompleta aplicación ERP.
Sin embargo, incluso una vez que un proyecto está bien planteado y puesto en marcha con un plan validado, con frecuencia los clientes no pueden gestionar el proyecto correctamente. Normalmente, esto toma la forma de malas decisiones, impulsando las tareas que el cliente debe realizar sobre el personal del integrador, y no manteniendo al integrador en el plan del proyecto, los horarios, y sobre todo, los presupuestos. Cuando una empresa con una gestión deficiente del proyecto se asocia con un integrador que no entrega las especificaciones técnicas, puede acarrear un desastre en la venta al por mayor.
Un ejemplo de esto es FoxMeyer, un distribuidor de medicinas de cinco mil millones de dólares -el cuarto más grande en los Estados Unidos. El equipo directivo fue uno de los primeros y ruidosos impulsadores de un proyecto de ERP para racionalizar las operaciones de almacén. A pesar de las advertencias de que el calendario de aplicación era demasiado agresivo, la empresa siguió adelante y firmó un acuerdo enorme de distribución de medicamentos y redujo drásticamente el precio de sus productos en anticipación de la finalización del proyecto.
El proyecto, sin embargo, cada vez se retrasaba más. Los retrasos se agravaron por las exigencias cambiantes y los procesos de negocio a consecuencia del nuevo acuerdo. Mientras la situación empeoraba, los consultores de gestión sugirieron que el proyecto se redujera y se ejecutará por fases. Sin embargo, el CEO y CIO, que tanto apoyaron la conversión de ERP, dijeron que habían "apostado la casa" en el proyecto y en su lugar optaron por ampliarlo. Esta decisión aceleró el fracaso, y en un plazo de dos años, la compañía se vio obligada a declararse en bancarrota.
Un estudio realizado por Judy Scott (entonces en la Escuela de Negocios de la Universidad de Texas) concluye que FoxMeyer fue un fracaso de la administración. El empleo de consultores sin experiencia por el integrador principal, Andersen Consulting, fue un factor que contribuyó, señala ella, pero el factor que selló el destino del proyecto fue la incapacidad de la administración para recuperar el control del proyecto y tomar las decisiones indicadas. Los proyectos exitosos requieren un manejo sensible, reflexivo.
Fallas del integrador del sistema
Debido a que los integradores hacen el trabajo de implementación, con frecuencia son una parte integral de todas las fallas del proyecto. Sus principales ofensas tienden a consistir en el uso de consultores que no están suficientemente capacitados en los paquetes que están instalando -a veces incluso en aspectos básicos de ERP- y tienden a ser pobres en regularse a ellos mismos. Ambos factores derivan directamente en cómo los integradores cargan: por hora. (Pocos contratos son buenas ofertas.) Como resultado, el personal más barato que puede hacer el trabajo resulta el mayor beneficiado, mientras que implementando tareas adicionales produce un compromiso más rentable.
El conflicto de intereses inherente entre el integrador y el cliente es una fuente frecuente de controversia, no solo entre los dos partes, sino que con el proveedor de software también. En el 2009, por ejemplo, Léo Apotheker, el entonces director general de SAP (y ahora consejero delegado de Hewlett-Packard), condenó en términos muy contundentes como el interés propio de los integradores (en este caso, Accenture e IBM), llevó a proyectos fallidos que se reflejaban negativamente en el software, en lugar de hacerlo en los integradores. "No me importa si se trata de Accenture o IBM... Me parece notable que la gente [los integradores] estén andando por ahí hablando con los clientes y no tengan experiencia. [Ellos] no tienen ni idea. Es muy molesto, pero eso es un hecho".
La práctica de los integradores de enviar consultores sin experiencia es tan dominante que casi todos los pleitos en los proyectos de ERP la mencionan como una causa de acción. Greg Hatch, director gerente de Alvarez & Marsal Business Consulting, una firma que ofrece servicios de asesoramiento a clientes en grandes proyectos de ERP, afirma que este problema se deriva en parte de una percepción equivocada de los integradores: "Se puede ver como la participación de una empresa, pero realmente debe verse como la contratación de un equipo de personas. Se debe entrevistar al personal de categoría superior, como el director del proyecto y jefes de equipo, y estudiar las hojas de vida de los demás. Asegúrese de que no solo tenga relevancia la experiencia de ERP, pero lo ideal es que hayan hecho proyectos ERP en su industria en particular".
Como cliente, debe abordar el problema de los plazos extendidos a través de una fuerte gestión del proyecto. Debe resistir activamente la tentación de empujar el calendario debido a problemas inesperados o des-proyecciones de tiempo y recursos. Cada retraso es síntoma de un problema mayor, y el equipo de gestión de proyectos, con el integrador, tiene que averiguar lo que está mal y arreglarlo.
Hatch observa: "Los proyectos no van al sur, de repente, al final. Ellos siempre han estado languideciendo poco a poco. Esta "muerte por mil cortes" tiene que ser abordada con prontitud por el equipo de gestión de proyectos del cliente".
Fallas de los vendedores de software
Los proveedores de software, como SAP y Oracle, tienden a ser culpados por los pecados de sus vendedores -es decir, prometiendo características o software que no existen o no se pueden entregar. En muchos casos, esto es simplemente una verdad extendida o una representación excesivamente ambiciosa de los beneficios, pero de vez en cuando, los proveedores pueden bajar el acantilado por completo.
Consideremos el caso del gigante de procesamiento de basura Waste Management, que demandó a SAP por fraude en un fracasado proyecto de ERP en el 2008. En su demanda afirmaba que SAP había mostrado un software que era una solución "fuera de la caja" para las necesidades de la empresa. En cambio, el software, según la compañía, fue "una versión maqueta de aquel software con la intención de engañar a Waste Management". El "software falso" fue utilizado en varias ocasiones en demostraciones para los ejecutivos de la empresa. El pleito de Waste Management se liquidó a principios de este año, con SAP pagando una liquidación en efectivo.
Hatch comenta que escenarios similares pueden ser evitados -en gran parte- consiguiendo compromisos por escrito. Además, dice, "la demostración debe hacerse con secuencias de comandos utilizando los datos específicos del cliente y de la industria, no una aplicación genérica". Y, añade, que con un proveedor Tier 1 de ERP (SAP y Oracle), usted debería ser capaz de obtener referencias a otras implementaciones que la empresa ha hecho en su segmento de la industria. Si existe un paquete para su industria, úselo sin personalizarlo hasta el punto de hacerlo irreconocible.
Krigsman está de acuerdo: "Una de las cosas por las que está pagando a una empresa como SAP es su conocimiento de los procesos de negocio en su sector. Su software normalmente encarna las mejores prácticas, por lo que en la medida de lo posible, evite escribir código personalizado, y en su lugar, donde sea posible, cambie sus procesos de negocio para alinearlos con el paquete de ERP”.
Triada compleja ERP: Haciéndolo bien
La alineación de la necesidad del cliente, el software del proveedor, y la implementación del integrador es una tríada muy compleja, cuya naturaleza dinámica requiere que todas las partes -el cliente, sobre todo- monitoreen la actividad cuidadosamente y respondan de forma inmediata cuando se produzcan problemas.
Pero incluso los gerentes que están bien versados en las implementaciones de ERP pueden incurrir en problemas graves e inesperados. Considere a Hewlett-Packard, una empresa que en el momento de su fracaso interno de SAP tenía una unidad de negocio, que consultaba sobre los proyectos SAP. La fallida implementación le costó a HP 400 millones de dólares en los ingresos del tercer trimestre. Según un artículo de Register.co.uk, "empleados de HP se mantenían sobre camiones de 18 ruedas etiquetando a mano los traslados de servidores Superdome de millones de dólares y similares. Los ejecutivos de alto rango estaban obligados a pasar su tiempo aprobando pedidos urgentes de 50 dólares en partes a los clientes clave".
Como varios analistas señalan, no importa cuán bueno sea usted, los proyectos de ERP son difíciles. Sin embargo, hay algunos consejos en los que los consultores y analistas están de acuerdo.
Definir el proyecto por completo.
Entender lo que la empresa debe hacer antes, durante y después de los proyectos. Algunas de las actividades que preceden a un proyecto son completar las migraciones hacia nuevos sistemas, documentar los procesos del negocio, y la limpieza de datos.
Una falla en el suministro de datos limpios puede ser costosa.
En el 2008, los manifestantes salieron a las calles de Los Ángeles para protestar contra un proyecto de nómina que llevó a que algunos profesores sean pagados en exceso, otros mal pagados, y otros sin paga. Una de las causas fue, según una investigación realizada por Los Angeles Times, "años de mala calidad en el mantenimiento de registros y una compleja unión de contratos haciendo que las preguntas básicas -incluyendo a cuánta gente se debe pagar y en qué puestos de trabajo- sean casi imposibles de responder”. Como muchos consultores señalan, las preguntas deberían haber sido contestadas antes de que el proyecto se llevara a cabo. La preparación paga bien en los proyectos de ERP.
Elija al proveedor con cuidado.
Bergen recomienda que las empresas que carecen de una amplia experiencia en proyectos ERP contraten a consultores no afiliados, ya sea con el vendedor o el integrador potencial para asesorar al cliente con la planificación y ejecución. Un beneficio clave de estos asesores es que facilitan el diálogo entre los clientes, integradores y vendedores, y se aseguran de que la solución propuesta se adapte a las necesidades de la empresa. Los buenos asesores sabrán lo que está faltando en un contrato y serán capaces de verificar que está recibiendo lo que usted piensa que está recibiendo. Krigsman subraya la necesidad de obtener todas las promesas sobre el software y la aplicación por escrito.
Elija el integrador con mucho cuidado.
Normalmente, el integrador trae al proveedor de software, por lo que el aviso previo en la selección del proveedor es aún más crítico cuando se selecciona el integrador. Entreviste a los altos funcionarios y repase las hojas de vida de los demás participantes. Asegúrese de que tienen experiencia en el segmento de la industria.
Prepare un equipo fuerte para que supervise el proyecto.
El equipo debe incluir al CEO, CIO, los jefes de las líneas afectadas del negocio, el oficial de gestión de proyectos (que es con frecuencia un asesor externo), y cualquier patrocinador principal del proyecto, informa Hatch. La integración de los ejecutivos de negocios en el equipo es crucial para el éxito, señala Ross Wainwright, vicepresidente ejecutivo de servicios profesionales de SAP América del Norte. "Una aplicación ERP es un proceso de negocio, no un proyecto de TI", señala.
Muchas de las prácticas sugeridas de SAP se centran en el equipo del proyecto.
La clave es su autoridad para actuar en dos ámbitos importantes: el rechazo (o aprobación) de las solicitudes para alcanzar la aprobación y pidiendo al integrador y al personal de TI que expliquen y resuelvan los retrasos, las etapas perdidas y excedentes del presupuesto. Sin esta autorización, el proyecto seguramente se desviará de su curso.
Gestionar activamente el proyecto.
Los proyectos de ERP son casi siempre muy amplios, por lo que es tentador no darles una atención constante. Pero el éxito está en los detalles. Los miembros del equipo deben estar recibiendo actualizaciones constantes sobre los avances y problemas. Si surge un problema importante, los miembros disponibles del equipo de supervisión deben ser convocados y tomar una decisión. Todo el equipo, según Hatch, debe reunirse como mínimo una vez al mes. Wainright añade que las corrientes en el proyecto deben ser claras y fáciles de entender, ya que esto facilita las correcciones rápidamente.
Comprender el impacto en el negocio.
Los proyectos de ERP en general, tienen un impacto profundo en muchas de las funciones internas de la empresa. Es por eso que los efectos de los grandes proyectos tienen que ser entendidos y previstos desde el principio, señala Pam Daniels, quien encabeza Stylus Group, una consultoría de desarrollo organizacional. "La gestión del cambio es una práctica fundamental que debe acompañar a los proyectos ERP desde el principio hasta el final. Se continúa incluso después de que los consultores han dejado las instalaciones", agrega. Si se descuida la gestión del cambio, los empleados pueden resistirse al nuevo software o usarlo mínimamente. De cualquier manera, los beneficios del proyecto son inferiores incluso si se trata de un éxito técnico.
No escatimar en la formación.
Una de las formas más dramáticas de rendimientos decrecientes es la capacitación insuficiente de los usuarios del nuevo software. En el modelo de formación más común, el integrador redacta la documentación sobre las distintas partes a medida del paquete, y luego se entrena a los capacitadores, que en última instancia, formarán a los usuarios. Pero el modelo de formación de formadores se rompe cuando el personal del cliente no se desempeña bien capacitando, señala Jennifer Jackson, de Elliott Jackson Communications, que se especializa en lanzamientos de formación de SAP. Ella prefiere un método en el que el personal del cliente participe activamente con instructores externos en las reuniones de información, por lo que las sesiones de entrenamiento pueden ser muy específicas para la empresa, mientras se base en la experiencia del entrenador externo con el software de SAP.
Jackson agrega que todo entrenamiento con demasiada frecuencia es precipitado y que las empresas no dan tiempo a los instructores para que practiquen o perfeccionen su experiencia en capacitar. Teniendo en cuenta que el beneficio final del proyecto ERP se basa en el uso que hacen los empleados del software, ella advierte sobre tomar atajos en la formación o apurar el programa de entrenamiento.
Incluso si sigue este consejo, no hay garantía de éxito, por desgracia. Pero es más probable que pueda evitar el fracaso con una adecuada planificación, la supervisión activa del proyecto y una rigurosa gestión del cambio.
5 obstáculos frecuentes en el proceso de selección de un ERP y cómo evitarlo
Este artículo contiene una lista corta de los desafíos que generalmente debe enfrentar una empresa durante el proceso de selección de su proyecto de ERP, del inglés Enterprise Resource Planning, y los pasos que puede dar para sortear esas dificultades.
¿Por donde comenzar?
Con muchas soluciones diferentes en el mercado, cada una de ellas con incontables atributos únicos, clasificarlas y elegir al solución correcta para una organización puede ser una tarea extremadamente consumidora de tiempo y de enormes proporciones.
Sin ir más lejos, en el Directorio de Empresas de Evaluando ERP hay más de 60 soluciones registradas. Y cada proveedor tuvo que completar una grilla con más de 700 puntos funcionales relacionados con el desempeño y funcionalidad de los productos. Sin embargo, para que la selección no se convierta en una tarea titánica, si se sigue un proceso y se aprende de otros, las chances de éxitos aumentan.
Sin ir más lejos, en el Directorio de Empresas de Evaluando ERP hay más de 60 soluciones registradas. Y cada proveedor tuvo que completar una grilla con más de 700 puntos funcionales relacionados con el desempeño y funcionalidad de los productos. Sin embargo, para que la selección no se convierta en una tarea titánica, si se sigue un proceso y se aprende de otros, las chances de éxitos aumentan.
Pasos claves del proceso de selección de software de gestión empresarial (ERP)
Basados en nuestra experiencia y la de consultores que fueron convocados a responder, se pueden elaborar tantas guías de recomendaciones como consultores hay. No obstante, podrían obtenerse 5 pasos en el proceso de selección con los que la mayoría coincidiría. Y estos pasos superan a los 5 obstáculos más frecuentes.
Obstáculo | ¿Qué hacer? |
¿Qué debe tener un ERP? | Definir una lista de procesos y requerimientos críticos |
¿Por donde comenzar a buscar? ¿Cómo asegurarse de evaluar lo mejor? | Construir una lista de posibles proveedores |
¿Cómo comparar las ofertas? | Analizar las fortalezas y debilidades de cada propuesta |
¿Cómo elegir la oferta más adecuad? | Determinar cuál es la mejor solución |
¿Cómo finalizar la evaluación y seleccionar? | Negociar y contratar |
Paso 1 - Lista de procesos y requerimientos críticos
Para poder conocer cuáles son los requerimientos críticos, la compañía debe poner a trabajar a personas claves que puedan documentar detalladamente diferentes escenarios de sus procesos de negocios críticos y asegurarse que pueden ser manejados por los productos de los que venden. Una vez que se tienen una lista de esos escenarios y los procesos, utilizar esta información para poner foco en el proceso de selección y como una herramienta de comparación de los vendedores.
Además de los procesos críticos se puede tener una idea de qué es lo que priorizan quienes deciden.
El siguiente gráfico muestra la importancia que le dan los usuarios y consultores especializados a diferentes criterios de selección:
Paso 2 - Construir una lista de posibles proveedores
Hay muchas formas para realizar este paso. Pero la pregunta es ¿En qué proveedores focalizarse? ¿De una lista de 40, cuales pueden ser los que más se ajustan a las necesidades de la compañía y al proyecto? Una herramienta que permite simplificar el proceso y disminuir en un 70% el tiempo de evaluación, es el Evaluador de Evaluando ERP.
Esta herramienta de uso gratuito permite cruzar la información de un proyecto en términos de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros parámetros con una base de más de 40 productos registrados en el Centro de Evaluación. El cruce de los parámetros de proyecto con la base de software ERP da como resultado una lista corta de software recomendado. El único requerimiento es registrarse como usuario y dejar una dirección de e-mail válida para enviar el informe de recomendaciones.
Una vez que usted cuenta con la lista corta de proveedores, puede comenzar a pedir referencias de ellos y asegurarse que son confiables. Para validar que tales referencias son buenas, podría acordar con la empresa vendedora la visita a alguno de sus clientes que sean similares a su empresa tanto en el mercado en el actúan o por cantidad de empleados o por problemática a resolver. Las referencias le servirán para saber qué esperar de cada uno de los proveedores del software o de los implementadores.
En esta parte del proceso es probable que desee ver el software funcionando. Si va a presenciar una demostración, prepárese. Y si no lo cree, lea lo que le pasó a Enrique y sepa cómo evitarlo.
La empresa CLAVES Información Competitiva, elaboró un Informe sobre los proveedores más relevantes de software del mercado. Los lectores de Evaluando ERP tienen un descuento especial al adquirir este producto.
Puede apoyar la información de apoyo con los Informes Especiales que le ofrecemos en la sección de contenidos.
Además del proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora. ¿Por qué? De acuerdo a la Consulta Abierta que realizáramos en Mayo de 2008, hay mayor insatisfacción con la empresa que implementa comparada con la proveedora del ERP. Puede solicitar una copia gratuita de dicho informe haciendo en el siguiente vínculo Consulta Abierta sobre Software ERP.
Esta herramienta de uso gratuito permite cruzar la información de un proyecto en términos de procesos, funcionalidades, tamaño de la empresa, inversión prevista y otros parámetros con una base de más de 40 productos registrados en el Centro de Evaluación. El cruce de los parámetros de proyecto con la base de software ERP da como resultado una lista corta de software recomendado. El único requerimiento es registrarse como usuario y dejar una dirección de e-mail válida para enviar el informe de recomendaciones.
Una vez que usted cuenta con la lista corta de proveedores, puede comenzar a pedir referencias de ellos y asegurarse que son confiables. Para validar que tales referencias son buenas, podría acordar con la empresa vendedora la visita a alguno de sus clientes que sean similares a su empresa tanto en el mercado en el actúan o por cantidad de empleados o por problemática a resolver. Las referencias le servirán para saber qué esperar de cada uno de los proveedores del software o de los implementadores.
En esta parte del proceso es probable que desee ver el software funcionando. Si va a presenciar una demostración, prepárese. Y si no lo cree, lea lo que le pasó a Enrique y sepa cómo evitarlo.
La empresa CLAVES Información Competitiva, elaboró un Informe sobre los proveedores más relevantes de software del mercado. Los lectores de Evaluando ERP tienen un descuento especial al adquirir este producto.
Puede apoyar la información de apoyo con los Informes Especiales que le ofrecemos en la sección de contenidos.
Además del proveedor de software, es importante evaluar a la empresa implementadora. ¿Por qué? De acuerdo a la Consulta Abierta que realizáramos en Mayo de 2008, hay mayor insatisfacción con la empresa que implementa comparada con la proveedora del ERP. Puede solicitar una copia gratuita de dicho informe haciendo en el siguiente vínculo Consulta Abierta sobre Software ERP.
Paso 3 - Analizar fortalezas y debilidades de cada propuesta
Seleccionar una solución y un proyecto ERP es una de las decisiones más críticas en la vida de la empresa. Sin embargo, si se sigue un proceso ordenado y metódico, la incertidumbre sobre la elección del software de gestión más adecuado, puede disminuir notablemente.
Las fortalezas y debilidades de una oferta pueden separarse en diferentes componentes de medición, y cada uno en distintos sub conceptos. La siguiente es una lista que ejemplifica lo dicho:
Las fortalezas y debilidades de una oferta pueden separarse en diferentes componentes de medición, y cada uno en distintos sub conceptos. La siguiente es una lista que ejemplifica lo dicho:
1. Empresa proveedora del software.
- Antigüedad en el mercado.
- Compromiso con sus clientes.
- Cantidad de clientes en la misma industria.
2. Empresa implementadora.
- Cantidad de implementaciones.
- Relación con el proveedor del software.
- Clientes en la misma industria.
3. Alcance funcional del producto.
4. Tecnología de soporte.
5. Costo total del proyecto.
- Costo del hardware para poner en marcha el software.
- Costo de la infraestructura de soporte al proyecto.
- Costo de licencias.
- Costo interno de implementación.
- Costo externo de implementación.
- Capacitación.
- Costo del servicio de soporte.
No es una lista exhaustiva sino un ejemplo de lo que debe considerarse.
Paso 4 - Determinar cuál es la mejor solución
La selección de un ERP no es un proyecto de tecnología, es decir no es una decisión de Information Technology (IT). Para identificar la solución más adecuada, el equipo del proyecto de selección debe estar formado por representantes calificados de cada una de las áreas de negocio de la compañía.
Más aún. Para que el resultado sea satisfactorio, cada integrante del equipo debería estar vinculado a algún tipo de medición relacionada con el proyecto. Y el gerente o líder de ese equipo también debe relacionarse a algún tipo de resultado.
Generalmente en la instancia final de selección se cuenta con una terna o trío de posibles proveedores, ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del proyecto de selección.
La mejor opción debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso que no se llegue a un acuerdo con el primero.
Además de los criterios objetivos, en esta etapa puede haber cuestiones subjetivas que influencien la decisión. Cada proyecto es diferente y no hay una regla general de aplicación.
Más aún. Para que el resultado sea satisfactorio, cada integrante del equipo debería estar vinculado a algún tipo de medición relacionada con el proyecto. Y el gerente o líder de ese equipo también debe relacionarse a algún tipo de resultado.
Generalmente en la instancia final de selección se cuenta con una terna o trío de posibles proveedores, ordenados de acuerdo a los criterios que previamente acordó el equipo del proyecto de selección.
La mejor opción debería ser el primero de la lista. El segundo es la opción alternativa en caso que no se llegue a un acuerdo con el primero.
Además de los criterios objetivos, en esta etapa puede haber cuestiones subjetivas que influencien la decisión. Cada proyecto es diferente y no hay una regla general de aplicación.
Paso 5 - Negociar y contratar
Antes de negociar, es bueno tener metas u objetivos de negociación deseados. Desafortunadamente en muchas organizaciones no se considera este tema y la única meta que parece haber en la negociación es discutir cada centavo del precio. Esta táctica y una falta de estrategia en la negociación puede ser una ahorro aparente al comienzo del proyecto, pero más tarde o más temprano, se paga de alguna forma. Generalmente con una merma en la cantidad y/o calidad de los servicios.
Dado que la relación con el proveedor de software durará por muchos años, tal vez 5, 8, 10 o más, lo mejor es contar con una estrategia de negociación donde ambas partes tienen interés en no perjudicar al otro, sino en ganar ambos.
Dado que la relación con el proveedor de software durará por muchos años, tal vez 5, 8, 10 o más, lo mejor es contar con una estrategia de negociación donde ambas partes tienen interés en no perjudicar al otro, sino en ganar ambos.
Recomendaciones y conclusiones
Seleccionar un ERP no es una ciencia oculta. Como toda decisión crítica requiere de preparación y planeamiento. La empresa que busca un software de gestión empresarial o Enterprise Resource Planning, enfrenta muchos desafíos y se requiere el compromiso de la alta gerencia para asignar recursos al proyecto, ya que no se trata de una decisión tecnológica.
Si una compañía no tiene el tiempo suficiente y la experticia para buscar y seleccionar el software adecuado, puede recurrir a herramientas como el Evaluador de Evaluando ERP y al soporte de consultores especializados como PERU-ERP.com.
Si se trabaja con un objetivo, la consultoría de soporte puede ayudarlo a concentrarse en lo que su compañía hace mejor y evitar que cometa los errores típicos de un proceso complejo que no se hace con frecuencia en la empresa.
Si una compañía no tiene el tiempo suficiente y la experticia para buscar y seleccionar el software adecuado, puede recurrir a herramientas como el Evaluador de Evaluando ERP y al soporte de consultores especializados como PERU-ERP.com.
Si se trabaja con un objetivo, la consultoría de soporte puede ayudarlo a concentrarse en lo que su compañía hace mejor y evitar que cometa los errores típicos de un proceso complejo que no se hace con frecuencia en la empresa.
Una pregunta que con frecuencia realizan quienes tienen que invertir en la adquisición de tecnología para hacer más eficiente el negocio es ¿Cuál es la inversión ideal?. Es una pregunta de difícil respuesta porque la inversión está muy relacionada con el plan de negocios de la compañía. Sin embargo hay ciertos parámetros que pueden emplearse. Este artículo trata de dar respuesta a una pregunta frecuente ¿Cuánto se debe invertir en un ERP? No es una comparación de precios entre los vendors. Tampoco es una nota sobre el costo total de apropiación (TCO del inglés Total Cost of Ownership). Hemos tratado de responder a la pregunta original y frecuente que nos hacen muchos lectores del portal Evaluando ERP. Sin embargo, la lectura puede complementarse con el documento “Cómo comparar las propuestas de los proveedores”. El tamaño de la empresa, y su complejidad, son los que determinan cuáles de los servicios complementarios deben ser parte del proyecto desde el inicio y en consecuencia, el presupuesto que debe preverse para la implementación de un ERP. Dado que los volúmenes de facturación de las empresas regionales son pequeños frente a las empresas estadounidenses o europeas, las latinoamericanas poseen menor presupuesto disponible para los proyectos. En muchos casos esto suele significar que no se puedan encarar proyectos con estándares del primer mundo ya que los recursos disponibles resultan insuficientes. Al evaluar el costo de un proyecto, lo primero que se debe conocer son los factores que influyen en su conformación. Algunos de los ítems a considerar son:
El tamaño de la empresa, y su complejidad, son los que determinan cuáles de los servicios complementarios deben ser parte del proyecto desde el inicio y en consecuencia, el presupuesto que debe preverse para la implementación de un ERP. | ||||||||||||||||||||||||||
Una cuestión de prestigio y marca Según los expertos es común encontrar empresas regionales que, sin contar con una envergadura que lo justifique, eligen implementar software de alto costo. O compañías con proyección internacional que, sin evaluar las necesidades del negocio, optan por productos de bajo costo. En un extremo pueden encontrarse PYMES prósperas, de estructura familiar, que no van a utilizar nunca muchas de las características que les proponen productos de software de gestión “World class”, pensados para dar cobertura internacional. Esto ocasiona sobre costos y, la mayor parte de veces, dejar el producto con información incompleta, de modo que los reportes de mayor riqueza de la aplicación pierden consistencia y coherencia. Por ello es fundamental, antes de considerar cualquier opción del mercado, analizar cuál es el presupuesto que se dispone para invertir en una solución ERP. Este aspecto permitirá evitar la consulta a una gran cantidad de proveedores a los cuales se sabe que no se podrá acceder por razones económicas. Por otro lado, que se disponga de un determinado respaldo financiero, necesario para acceder a una solución de gran envergadura, no es garantía de que esa solución sea la correcta para la organización. El mejor resumen lo da un consultor especializado en implementación de ERP, que dice: “muchos empresarios eligen software del mismo modo que eligen un automóvil: pensando en el prestigio que las marcas pueden asignar. El ERP no es un producto de lujo sino una herramienta fundamental de trabajo, y que no se trata sólo de tener el dinero para pagarlo. Para empezar, hay que tener en cuenta el costo del seguro, la patente y el combustible que va a necesitar. En segundo lugar, debe preguntarse si ese vehículo de 6 metros de largo es adecuado para circular por las angostas y destrozadas calles de su barrio”. Otro consultor cuya compañía tiene fuertes compromisos comerciales con las tres marcas internacionales más importantes de ERP señaló: “si una persona compra una camisa más grande que su talla, hay varias conclusiones. Primero, no hará que el que la use crezca; segundo, para poder utilizarla tendrá que cortarle las mangas y achicar el cuello y, posiblemente, el contorno. Obtendrá una camisa de su talla, pero visiblemente reparada”. Para evitar futuros inconvenientes económicos se requiere considerar tanto los costos externos, asociados principalmente a la infraestructura técnica (Hardware, red, comunicaciones, etc.), software (licencias, módulos add-on, actualizaciones) y servicios (consultoría, desarrollo, implantación y mantenimiento) como los costos internos asociados principalmente a la dedicación necesaria por parte de los recursos de la compañía para llevar a cabo el proyecto. | ||||||||||||||||||||||||||
El presupuesto adecuado No hay una regla fija para conocer cuál es el presupuesto adecuado que debe asignarse para un proyecto de software de aplicación. Sin embargo, hay algunas premisas que se utilizan con frecuencia: - El gasto anual en Tecnología de Información (TI) debe guardar relación con la facturación de la empresa. - La relación Inversión/ Facturación depende del tamaño de la empresa. - Los salarios del personal afectado no se deben incluir en la relación. Los que trabajan hace muchos años en este mercado dicen que hay ciertas relaciones que, en más o en menos, se cumplen: - Relación entre la inversión y el giro o facturación del negocio. - Costo por usuario Inversión como porcentaje de la facturación La siguiente tabla es ilustrativa de la inversión en ERP o en software de gestión:
| ||||||||||||||||||||||||||
Gasto anual en Tecnología de Información (TI). Valor estimado La tabla anterior, aunque genérica, es una referencia. Como sucede con cualquier aproximación genérica quedarán cubiertos una gran cantidad de casos y estarán fuera de esta aproximación excepciones dadas por diversos factores. Queda por preguntarse qué es una micro empresa, qué es una empresa pequeña y a qué llamamos una empresa mediana. La respuesta a esta pregunta está dada por las economías de cada país en América Latina. Incluso, hay dependencias gubernamentales que tipifican el tamaño de cada empresa de acuerdo a: - Sector (industria de transformación; agroindustria, comercio, servicios). - Cantidad de empleados registrados. - Facturación anual. | ||||||||||||||||||||||||||
Factores que influyen en el presupuesto Estos valores referenciales pueden verse afectados en función del Plan de Negocios de cada empresa y de la estructura de la misma. Por ejemplo: - Si la firma tiene mucha distribución geográfica es probable que deba invertir en la instalación de equipamiento e infraestructura en sus locales. - Si la empresa desea darle acceso a la información a sus distribuidores o a sus clientes, debe considerar mayor inversión en seguridad y tecnología Internet. Otra particularidad son las empresas con poco volumen transaccional que mueven mucho dinero, y a la inversa, alto volumen transaccional. En este último caso el porcentaje de inversión con relación a la facturación, seguramente será mayor. | ||||||||||||||||||||||||||
Costo por usuario Otra forma de estimar el presupuesto necesario, es considerar un valor por usuario. Como en el caso anterior, se trata de una referencia que permite una aproximación. Sin embargo no es un valor del todo confiable pues cada proyecto tiene particularidades que hacen variar notablemente el costo por usuario. Por ejemplo: - Módulos del ERP. - Volumen de personalizaciones (customizaciones). - Recursos del proveedor aplicados a la consultoría. - Empresa de consultoría que hará la implementación. - Inclusión de hardware en el proyecto. En base a los casos publicados por diversos medios de difusión se elaboró la siguiente tabla que muestra la variabilidad que puede tener el costo por usuario:
Como puede verse, los valores son disímiles. Además no está considerado el valor del servicio de mantenimiento a partir del segundo año |
La tecnología hoy en día no solo es para las grandes empresas transnacionales o locales, realmente es para todas las empresas que necesiten y requieran tener permanencia en el tiempo, pero además de ello, siendo cada vez más competitivas, mejor preparadas y con la información precisa a la mano. Para ello, necesitamos el soporte tecnológico que nos brindan los Sistemas de Gestión Empresarial Integrales y que estos se encuentren a la medida de nuestro negocio y crezcan según nuestras necesidades
Sistemas ERP por Tipo de Empresa
ERPs en Empresas de Servicios
Los ERP utilizados en algunas de las principales empresas de Servicios son: | ||
|
ERPs en Empresas Industriales
Los ERP utilizados en algunas de las principales empresas Industriales son: | ||
|
ERP en Empresas Comercializadoras:
Entre los principales ERPs utilizados en el Perú para empresas de Retail tenemos:
SAP R3
- Maestro Ace Home Center
Entre los principales ERPs utilizados en el Perú para empresas de Tiendas por Departamento tenemos:
Oracle EBusiness Suite
- Oeschle
Entre los principales ERPs utilizados en el Perú para empresas de Supermercados tenemos:
SAP R3
- Wong
- Metro
Oracle EBusiness Suite
- CARSA (electrodomesticos)
ERPs en el Mercado
 Microsoft El gigante de los sistemas operativos cuenta con Dynamic Navision que ventajas ofrece? Podra ser comparativamente más económico que los gigantes de la competencia pero existe el soporte local adecuado?.  Oracle  Sin lugar a duda el que lleva la delantera con SAP R3 que integra muchas áreas de negocio, también cuenta con SAP Business One para empresas medianas, nos preguntamos si estarán al alcance de su presupuesto?.  El que tiene un futuro promisorio y se ajusta a la medida del negocio, ideal para las empresas medianas y pequeñas. En los últimos meses su demanda se ha incrementado en las Pymes en casi todos los rubros. |
Consultoría ERP
 Consultoría OpenERP |
Conclusión
En la actualidad las tecnologías de información juegan un papel importante en las estrategias de negocios, ya que están cambiando la forma en que las empresas realizan sus procesos. Los sistemas de información permiten a las compañías lograr ventajas competitivas de diferentes maneras: coordinando actividades de valor en localidades que se encuentran en una amplia geografía, o también mediante la creación de nuevas interrelaciones entre los negocios, ampliando el alcance de las industrias.
Asimismo le sirve a las empresas para soportar sus estrategias competitivas, ya sea para ir un paso delante de la competencia o reducir las ventajas que la misma pueda presentar.
El ERP es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.
Como todo sistema, tiene sus ventajas y sus desventajas, de los beneficios más comunes e importantes podemos mencionar:
· Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
· Integración entre las funciones de las aplicaciones
· Reduce los costos de gerencia
· Incrementa el retorno de inversión
· Fuente de Infraestructura abierta
De las desventajas podemos mencionar:
· Son muy caros.
· Requiere cambios en la compañía y procesos para su instalación.
· Son complejos y muchas compañías no pueden ajustarse a ellos.
· Hay pocos expertos en ERPs.
Antes de implementar un ERP, es importante que la empresa considere los beneficios que desea para su organización y en base a ello buscar la mejor solución en el mercado.
Costos que se vienen con las nuevas versiones
